Nach Schritt 1 liegen die Rechnungen in der Postbox und dort erfolgt nun die Indexierung, oder wie es in ELOoffice genannt wird, die Verschlagwortung an die sich dann automatisch die regelbasierte Ablage in das Archiv anschließt. Hierfür werden Informationen aus den Indexfeldern herangezogen.
 
Buchhalter bevorzugen eine chronologische Ablage nach Jahr und Monat. Ein Geschäftsführer oder Projektleiter dagegen hat eher die Sicht auf einen Kunden oder auf Projekte/Aufträge.
 
Eine typische primäre Ablagestruktur ist z. B:
Fibu-Ordner/Jahr/Kreditor/Buchungsmonat
 
Sofern bei der Verschlagwortung auch projektbezogene Informationen erfasst wurden, werden Belege automatisch referenziert abgelegt.
D. h. parallel werden Belege dann z. B. referenziert in folgende Ablagestruktur abgelegt:
Projekt-Ordner/Projekt-Bezeichnung/Lieferant/Rechnungen
 
Ohne eine Kopie erstellen zu müssen, legt ELOoffice Belege automatisch nach unterschiedlichen Kriterien und Ordnungsanforderungen ab.
 
 

Die Bedeutung der Verschlagwortungsmasken:

Sowohl für die erfolgreiche Ablage im Archiv als auch für die weitere Bearbeitung – z. B. die Zahlung und die Buchung – ist die Verschlagwortungsmaske von entscheidender Bedeutung.
Sie ist Kernelement und Voraussetzung für die Nutzung des Rechnungswesen-Pakets für ELOoffice. Je nach Dokumententyp bieten sie individuelle Funktionen.
Allen gemeinsam ist jedoch, dass dokumententypspezifische Informationen erfasst werden.
 
Die Verschlagwortungsinformationen der Dokumente werden verwendet für die Ablage im Archiv, das Recherchieren nach den Dokumenten und, im Falle der Buchungsmaske Fibu-Kreditor, für die Bereitstellung der Buchungssätze für die Buchhaltung sowie der Zahlungsinformationen für die Bank.
Parallel kann jedes Dokument auch in den sog. Volltext aufgenommen werden. Das bedeutet, ein Dokument wird nicht nur anhand der Verschlagwortungsinformationen gefunden sondern es kann nach jedem beliebigen Wort bzw. Zahl auf dem Beleg gesucht werden (Im Falle von PDF-Rechnungen muss es sich um eine durchsuchbare PDF handeln).
  Beispiel: Die Verschlagwortungsmaske Fibu-Kreditor. Gestaltet für die Anforderungen an die Rechnungseingangsverarbeitung.

Funktionen der Verschlagwortungs-/ Buchungsmaske, die über die ELOoffice Standardfunktionalitäten hinaus gehen:

• für Splitbuchungen stehen bis zu 6 Sachkonten zur Verfügung
• Rechenfunktion in allen Betragsfelder (Plus, Minus, Mal, Geteilt)
• Verwaltung beliebiger Steuerschlüssel (0 %, 7 %, 19 %, Bauleistungen, steuerfreie Lieferungen, etc.)
• Plausibilitätskontrolle bei der Aufteilung des Bruttobetrages auf bis zu 6 Sachkonten
• je Sachkonto steht ein Eingabefeld für die Projekt-Zuordnung zur Verfügung
• je Sachkonto steht ein Eingabefeld für die Kostenstellen-Zuordnung zur Verfügung
• Plausibilitätskontrolle der Umsatzsteuer: Die Summe der in den jeweiligen Sachkonten selektierten Umsatzsteuer, getrennt nach ermäßigtem und normalem Steuersatz, kann angezeigt werden
• Hinterlegen von Stichwortlisten
  • für Buchungsmonat
  • für Kreditor, Debitor, bzw. Hauptkonto
  • für Sachkonten
  • für Steuerschlüssel
  • für Projekte
  • für Kostenstellen

Wie werden die Indexfelder gefüllt? Die Indizierung ist denkbar einfach. Grundsätzlich kann jedes Feld editiert werden. Es gibt aber auch je nach Art des Indexfeldes Hilfen, die das Erfassen beschleunigen und sicherer machen.
 
 

OCR-Vorverarbeitung:

Beginnen Sie z. B. die Belegnummer zu tippen. ELOoffice gleicht Ihre Eingaben mit dem Beleg ab und schlägt die Belegnummer zur Übernahme vor.
 
 

Stichwortlisten:

Lieferanten- bzw. Sachkonten und auch Steuerschlüssel sind in sog. Stichwortlisten hinterlegt. Die Daten können einfach und schnell (z. B. via Wildcard-Suche) in die Indexfelder übernommen werden.
Stichwortlisten verhindern außerdem zuverlässig Fehler die z. B. durch Schreib-/Tippfehler entstehen. Dies führt zu einer hohen Erfassungsqualität und somit zu größtmöglicher Sicherheit und Automatisationsmöglichkeit bei allen nachfolgenden Prozessen.
 
 
 

Pflichtfelder:

Alle Felder die für weitere Bearbeitungsschritte unverzichtbar sind, können als Pflichtfelder definiert werden. Erst wenn alle Pflichtfelder bearbeitet wurden, kann der Beleg mit validen Daten in das Archiv übernommen werden.
 
 

Ergonomischen Arbeitsweise:

Die Erfassung kann fast durchgehend ohne Verwendung der Maus durchgeführt werden, das führt zu einer sehr kurzen Bearbeitungszeit von ca. 15 Sekunden je Beleg. Anschließend laufen alle weiteren Prozesse weitestgehend automatisiert ab. Mit wenigen Klicks sind Rechnungen gebucht und Rechnungen bezahlt!
 
 

Print & Archive:

Gerade bei Kundenrechnungen, die über den integrierten ELO-Drucker in ELOoffice übernommen wurden (siehe Schritt 1), bietet sich die Funktion Print & Archive an. Mit der Funktion können Indexfelder direkt von der Rechnung ausgelesen und gefüllt werden. Die Ablage in ELOoffice erfolgt dann automatisch.
 
 

ZUGFeRD PDF/A-3:

Ihr Lieferant kann PDF-Rechnungen schon in dem neuen ZUGFeRD-Standard erstellen? Dann werden schon etwa 80 % aller Indexfelder automatisch per Knopfdruck gefüllt. Dies ist deshalb möglich, weil zusätzlich im Hintergrund eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten mitgeliefert wird, die in die Indexfelder übernommen werden können.