Prüfungs- und Freigabeverfahren:

 
Bevor eine Rechnung bezahlt oder gebucht wird muss sie zunächst geprüft werden. Hierfür stehen verschiedene Stati zur Verfügung, die bei der Verschlagwortung vergeben werden können. Entsprechend des vergebenen Status werden die Belege parallel zusätzlich und dynamisch – also abhängig von dem aktuell vergebenen Status – in separaten Ordnern angezeigt.
 
Zum Beispiel: Rechnungs-Management/ungeprüfte Rechnungen
 
Rechnungen die dort angezeigt werden können von berechtigten Personen geprüft und mit einem „geprüft und ok“ Status versehen werden. Erst danach ist z. B. die Bezahlung oder Buchung der Rechnung möglich.

Die Vergabe und Änderung des Prüfungsstatus wird protokolliert, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, welcher Mitarbeiter/Vorgesetzter/Chef wann welchen Status gesetzt hat. Und dies alles ohne eine einzige Kopie zu erstellen. Alle Informationen werden in der Verschlagwortungsmaske erfasst und sind über die Versionsgeschichte jederzeit nachvollziehbar.
 

Welche Funktionen unterstützen die Rechnungsprüfung?

• über die Suchfunktion kann über die Lieferschein Nummer direkt der Lieferschein angezeigt werden
• kommen Fragen zu der Rechnung auf, kann direkt zu der Rechnung eine Wiedervorlage/Aufgabe angelegt werden. Mit Priorisierung, Terminierung und einer Beschreibung, was zu klären ist. Für sich selbst oder KollegInnen.
• E-Mail-Versand: Rechnungen können direkt an eine E-Mail angehängt werden und über das E-Mail Programm verschickt werden. Befindet sich der Empfänger innerhalb des ELOoffice Netzwerks, genügt es, eine E-Mail mit einem Link auf das Dokument zu versenden. Durch Klick auf den Link wird sofort das Dokument angezeigt. Diese praktische Funktion verhindert ein Aufblähen des E-Mail-Servers/Kontos.
• Vermerke auf der Rechnung: Haftnotizen direkt auf dem Dokument, Unterstreichungen, Stempel. Arbeiten Sie, wie Sie es vom Papier her kennen. Interessant: Die Haftnotizen sind durchsuchbar und somit sofort über die Suchfunktion findbar.