Disposition und Durchführung des Zahlungsverkehrs

 
Zu jedem beliebigen Zeitpunkt kann in ELOoffice eine Abfrage nach denjenigen Belegen gestartet werden, deren Belegdaten noch nicht aus dem Archiv heraus zur Bezahlung selektiert wurden. In der Suchansicht sind die Rechnungsdaten und die Rechnung als solches sichtbar. Die Suchansicht ist beliebig sortierbar. Es kann nun für einzelne oder alle Rechnungen der Zahlungsprozess gestartet werden.
 
Hilfreich: In der Spalte Status ist auf einen Blick zu sehen, welche Rechnungen noch nicht freigegeben wurden. Der Status wurde im Rahmen des Prüfungsszenarios gesetzt. Nicht freigegebene Belege werden nicht zur Zahlung übergeben. Selbst dann nicht, wenn mit „STRG + A“ eine große unübersichtliche Anzahl von Rechnungen markiert wird, werden solche Belege zuverlässig herausgefiltert.

Die in ELOoffice selektierten Rechnungsdaten werden nun in das Portal Pro Saldo Web übertragen. Aufgrund der Eigenschaft einer Cloud Anwendung können alle weiteren Schritte, die Disposition und auch das Einreichen der Zahlungsdatei bei der Bank an jedem Platz der Erde erfolgen, wo Internet zur Verfügung steht. Dies ist besonders praktisch bei verteilt sitzenden Teams oder außer Haus Aufenthalt eines Entscheiders, etc. In der Zahlungs-Liste findet nun die Disposition des Zahlungsverkehrs statt. Hierfür steht Ihnen eine übersichtliche Tabelle zur Verfügung.

Direktes Zahlen gemäß automatischem Zahlungsvorschlag

Pro Saldo Web erstellt einen Zahlungsvorschlag. Dieser kann i. d. R. ohne weitere Prüfung übernommen und direkt die Zahlung ausgeführt werden.
Denn für die Erstellung des Zahlungsvorschlages werden u.a. folgende Parameter vollautomatisch geprüft:

1. Liegt eine Lastschrift/Abbuchungsermächtigung vor? Hinterlegt in den Stammdaten des Empfängers. Aus ELOoffice übernommene Rechnungen werden von der Zahlung ausgeschlossen.
2. Wie häufig wird ein Zahlungslauf durchgeführt? Täglich, alle n-Tage, wöchentlich, usw? Hinterlegt in den Firmenstammdaten.
3. Welches Datum hat die Rechnung?
4. Ist Skonto zu beachten? Hinterlegt in den Stammdaten des Empfängers.
5. Wie ist die Endfälligkeit der Rechnung? Hinterlegt in den Stammdaten des Empfängers.
6. Existieren für den Empfänger Gutschriften, die automatisch verrechnet werden. Entsteht ein Saldo, der bezahlt werden muss?
7. Von welchem Girokonto soll standardmäßig gezahlt werden?

Diese Parameter garantieren, dass …

• … nicht zu früh gezahlt wird, …
• … nicht zu spät gezahlt wird, …
• … Skontofristen optimal ausgeschöpft werden, …
• … keine Zahlung erfolgt, wenn: Gutschrift > Rechnung(en) und …
• … keine „Lastschrift-Rechnungen“ gezahlt werden.

Alle Belege, die zur Zahlung vorgeschlagen und aktiviert sind, sind in der rechten Spalte grün und mit Haken markiert. Die Gesamtsumme der einzelnen Beträge je Girokonto wird oben in der Spalte „Zahlungssaldo“ angezeigt. Rechts daneben sind die Beträge der in der Zahlungs-Liste vorhandenen aber noch nicht fälligen Rechnungen in der jeweiligen Spalte dargestellt. Die Schrittweite der Spalten kann individuell von 1 bis zu 28 Tagen angepasst werden.

Zahlungsavis

Ist der Verwendungszweck zu klein? Pro Saldo Web erstellt ein Zahlungsavis, welches Sie mit einem Klick per E-Mail an den Zahlungsempfänger senden können. Sie bekommen eine Kopie der E-Mail mit dem Avis und legen dieses in ELOoffice ab. So ist gewährleistet, dass sowohl der Geldempfänger als auch Ihre Buchhaltung/Steuerberater den offenen Posten Ausgleich korrekt vornehmen kann.

Manuelles Disponieren des Zahlungsverkehrs

Es kann immer wieder vorkommen, dass man den Zahlungsvorschlag anpassen möchte. Sämtliche zahlungsrelevanten Punkte können jederzeit manuell geändert werden! Sie behalten stets die Hoheit über Ihr Geld!
 
Beispiele für manuelles Disponieren:

• Grund:
  Das Girokonto weist nicht genügend Deckung auf (Endsaldo wird rot dargestellt)
   
  
  Lösung/-en:
  • Auswahl eines anderen (Giro-) Kontos
• Grund:
  Es ist insgesamt zu wenig Deckung vorhanden
   
  
  Lösung/-en:
  • einzelne Rechnungen demarkieren
  • Nutzung der Teilzahlungsfunktion. Jeder Betrag kann in Teilzahlungen gesplittet werden. Die Suffixe/Nummerierung der Teilzahlungen erfolgt automatisch. Außerdem kann eine Notiz an den Empfänger erfasst werden.
  • Sprechen Sie mit Ihrem Vertrieb und dem Einkauf. Passen Sie ggf. Ihre Planungsrechnung an. Das Pro Saldo Web Modul „Dispoplaner“ hilft bei Kalkulationen.
• 
  Grund:
  Störfall in der Geschäftsbeziehung
   
  
  Lösung/-en:
  • Demarkierung der Rechnungen
• Grund:
  Eine Gutschrift ist „unterwegs“ aber noch nicht verarbeitet
   
  
  Lösung/-en:
  • Demarkierung der Rechnung(en)